Projektabwicklung im Brandschutz digital gedacht

Die Diplomarbeit befasst sich mit der Optimierung der Projektabwicklung im Fachbereich Brandschutz. Ausgangspunkt war die Beobachtung, dass Projekte fachlich entlang der SIA Phasen bearbeitet werden, die dazugehörigen Informationen jedoch über verschiedene Rollen, Ablagen, Systeme und manuelle Zwischenschritte verteilt sind. Dadurch entstehen Medienbrüche, zusätzlicher Kontrollaufwand und eine eingeschränkte Transparenz über den aktuellen Projektstand.

Im Rahmen der Arbeit wurde die heutige Projektabwicklung von der Angebotsphase bis zum Projektabschluss analysiert. Betrachtet wurden insbesondere die Rollen der Projektleitung, Administration, Teamleitung und Projektbetreuung sowie die Schnittstellen zwischen fachlicher Bearbeitung, Dokumentenablage, wirtschaftlicher Nachführung, Fakturierung und Abschluss.

Aus der Analyse wurden zentrale Schwachstellen und Verbesserungspotenziale abgeleitet. Dazu gehören manuelle Datenüberträge, uneinheitliche Ablagestrukturen, nicht durchgängig geführte Pendenzen, unterschiedliche Vorgehensweisen bei QS Begehungen sowie systemübergreifende Abläufe bei Bewertung und Fakturierung.

Das Ergebnis der Arbeit ist ein Soll Prozessmodell mit darauf aufbauendem Tool Konzept. Dieses zeigt, wie Projektinformationen künftig strukturierter geführt, Zuständigkeiten klarer sichtbar gemacht und offene Aufgaben, Auflagen, Mängel, Nachträge sowie wirtschaftliche Informationen besser miteinander verknüpft werden können.

Das Tool Konzept umfasst insbesondere ein zentrales Projekt Cockpit, eine strukturierte Projekteröffnung, eine phasenbezogene Aufgaben und Pendenzenführung, eine nachvollziehbare Dokumentenablage, eine einheitlichere Mängelverfolgung bei QS Begehungen sowie eine transparentere Verbindung zwischen Leistungserfassung, Bewertung, Fakturierung und Projektabschluss.

Der Nutzen für die Business Unit Brandschutz liegt in einer besseren Nachvollziehbarkeit der Projektabwicklung. Projektleitende, Administration und Projektbetreuung sollen schneller erkennen können, wo ein Projekt steht, welche Punkte offen sind, welche Leistungen erbracht wurden und welche Informationen für Bewertung, Fakturierung oder Abschluss relevant sind.

Die Arbeit liefert damit keine fertige Softwarelösung, sondern eine fundierte Entscheidungsgrundlage für eine spätere Tool Evaluation oder Weiterentwicklung.

Die Arbeit zeigte, dass Digitalisierung nicht mit einem Tool beginnt, sondern mit einem klar verstandenen Prozess. Erst wenn Rollen, Schnittstellen, Informationen, Kontrollpunkte und Zuständigkeiten nachvollziehbar beschrieben sind, kann eine digitale Unterstützung sinnvoll konzipiert werden.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, die praktischen Abläufe verständlich und realitätsnah abzubilden. Die Projektabwicklung ist je nach Mandat, Einstiegspunkt und SIA Phase unterschiedlich ausgeprägt. Das Soll Konzept musste deshalb flexibel genug sein, um verschiedene Projekttypen abzudecken, und gleichzeitig klar genug, um eine einheitlichere Prozessführung zu ermöglichen.

Das entwickelte Tool Konzept bildet eine Grundlage für weitere Gespräche, eine mögliche Tool Evaluation oder ein späteres Pilotprojekt innerhalb der Business Unit Brandschutz. Im Fokus steht dabei nicht eine zusätzliche Parallelstruktur, sondern eine praxistaugliche Unterstützung bestehender Abläufe.

Als wichtigste Erkenntnis bleibt: Digitalisierung erzeugt nur dann einen echten Mehrwert, wenn sie bestehende Prozesse verständlicher, durchgängiger und im Arbeitsalltag besser nutzbar macht.