Prozessdesign im Anlagenentwicklungsprozess im RD

Ausgangslage

Bei Endress+Hauser Flowtec AG werden im Bereich Research & Development (R&D) verschiedene Entwicklungs- und Kalibrieranlagen (kurz EK-Anlagen) benötigt. Bis eine solche Anlage geplant, aufgebaut und freigegeben werden kann, sind mehrere Fachbereiche und externe Stellen beteiligt.

Die Abläufe haben sich über die Zeit entwickelt und wurden hauptsächlich durch die Erfahrung der Mitarbeitenden und persönliche Absprachen organisiert. Informationen und Dokumente waren teilweise an verschiedenen Orten abgelegt. Durch das Wachstum des Unternehmens und die zunehmende Anzahl an Beteiligten bei diesem Prozess wurde es immer wichtiger, die Abläufe verständlich und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Das war meine Vorgehensweise

Ich wollte zuerst verstehen, wie die Planung und Realisierung einer Anlage heute abläuft und wo die genauen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

1. Analyse der bestehenden Abläufe

Am Anfang habe ich den bisherigen Ablauf untersucht und die beteiligten Fachbereiche sowie deren Aufgaben analysiert. Dazu gehörten unter anderem R&D, der Liegenschaftsdienst, die Beschaffung, die Konstruktion und externe Stellen wie das Swiss Safety Center. Dabei habe ich auch die vorhandene Dokumentenstruktur und die Schnittstellen zwischen den Bereichen analysiert.

2. Anforderungen und Lösungskonzept

Von der Analyse habe ich festgelegt, welche Anforderungen der zukünftige Prozess erfüllen soll. Wichtig waren dabei vor allem eine verständliche Darstellung der Arbeitsschritte, nachvollziehbare Zuständigkeiten und klar erkennbare Schnittstellen. Anschliessend habe ich mögliche Ansätze verglichen und ein Lösungskonzept ausgewählt, das sich an den bestehenden betrieblichen Abläufen orientiert.

3. Umsetzung in Signavio

Danach habe ich die Prozessstruktur in SAP Signavio aufgebaut. Statt alle Tätigkeiten in einem einzigen grossen Diagramm darzustellen, habe ich den Ablauf in mehrere zusammenhängende Prozesse aufgeteilt. So lassen sich die einzelnen Phasen übersichtlicher darstellen und bei Bedarf später weiterentwickeln.

Das Ergebnis

Entstanden ist eine Prozesslandschaft, welche die verschiedenen Phasen im Lebenszyklus einer Entwicklungs- oder Kalibrieranlage abbildet. Dazu gehören die Entscheidung zwischen interner Entwicklung und externer Beschaffung also "Make or Buy", die interne Erstellung einer Anlage, die CE-Kennzeichnung, die Wartung sowie das Verschieben oder Verschrotten einer Anlage.

Die Prozessdarstellungen zeigen die einzelnen Arbeitsschritte, beteiligten Rollen, wichtigen Entscheidungen und Meilensteine. Dadurch lässt sich besser nachvollziehen, welche Aufgaben anstehen und wann andere Fachbereiche einbezogen werden müssen.

Was die neue Prozessstruktur für Vorteile hat

• Mehr Übersicht: Die wichtigsten Abläufe rund um Entwicklungs- und Kalibrieranlagen sind zentral in einer Prozesslandschaft dargestellt.

• Klare Zuständigkeiten: Es wird besser ersichtlich, welche Rollen an den einzelnen Arbeitsschritten beteiligt sind.

• Bessere Zusammenarbeit: Schnittstellen und Übergaben zwischen den Fachbereichen sind nachvollziehbarer dargestellt.

• Einfachere Einarbeitung: Neue Mitarbeitende können sich schneller einen Überblick über den Ablauf verschaffen.

• Bessere Nachvollziehbarkeit: Die dokumentierten Abläufe bilden eine Grundlage für interne und externe Audits.

Der Nutzen liegt dabei nicht in einer direkt berechenbaren jährlichen Kosteneinsparung. Im Vordergrund stehen klarere Abläufe, eine bessere Übersicht und die geringere Abhängigkeit vom Wissen einzelner Personen.

Rückmeldungen aus der Praxis

Die erstellten Prozesse wurden gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen angeschaut. Dabei wurde geprüft, ob die dargestellten Abläufe mit der praktischen Durchführung übereinstimmen. Die Rückmeldungen waren insgesamt positiv. Einzelne Hinweise und Anpassungen wurden direkt in Signavio übernommen.

Ein Teil der Dokumente und Vorlagen war zum Zeitpunkt der Umsetzung noch nicht verfügbar. Deshalb konnten noch nicht alle Dokumente direkt mit den entsprechenden Prozessschritten verknüpft werden. Die Prozessstruktur ist jedoch so aufgebaut, dass diese Verknüpfungen später ergänzt werden können.

Mein Fazit

Durch die Diplomarbeit habe ich gelernt, wie wichtig es ist, einen Ablauf als Ganzes zu betrachten. Es reicht nicht, nur die einzelnen Tätigkeiten zu kennen. Auch die Übergaben, Zuständigkeiten und Informationen zwischen den Fachbereichen müssen berücksichtigt werden.

Besonders interessant war für mich, die Erfahrungen aus meinem Arbeitsalltag mit den Methoden aus der HF-Ausbildung zu verbinden und daraus eine praktische Lösung zu erarbeiten. Mit der neuen Prozessstruktur ist eine Grundlage entstanden, die zukünftig weiter gepflegt und verbessert werden kann.

Das Prozessdesign kurz zusammengefasst

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Hinweis zur Vertraulichkeit

Diese Onlinepublikation stellt die Diplomarbeit in allgemeiner Form vor. Die vollständige Diplomarbeit und die internen Prozessdarstellungen sind vertraulich und deshalb nicht öffentlich verfügbar.