Ausgangslage
Das manuelle Genehmigungsverfahren der EAO AG führte zu langen Wartezeiten und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Dies war ein erhebliches Hindernis für die Effizienz, weshalb die Einführung eines zentralen, automatisierten Workflow-Systems vorgeschlagen wurde, das sich an verschiedene Abteilungen anpassen lässt. Erklärte Ziele waren die Reduzierung der Bearbeitungszeit um mindestens 20 % und die Minimierung von Kommunikationsaufwand und Fehleranfälligkeit.
Vorgehen
Im Projekt wurde zunächst eine Variantenfindung durchgeführt, bei der drei potenzielle Lösungen – Eigenentwicklung mit Node.js und MongoDB, Java Spring Boot mit Camunda Workflow Engine, und Microsoft SharePoint mit Power Automate genauer untersucht und bewertet wurden. Techniken wie Internetrecherche und KI-gestützte Analyse halfen, die Technologien zu identifizieren. Die Präferenzmatrix, Nutzwert- und Sensitivitätsanalyse führten zur Auswahl von Microsoft SharePoint mit Power Automate als beste Lösung, die sich in Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität bewährte. Schliesslich wurde der Workflow erstellt, getestet und gut dokumentiert.
Ergebnisse
Die Automatisierung des Genehmigungsprozesses führte zu deutlichen Verbesserungen in der Effizienz und Nachvollziehbarkeit. Alle definierten Ziele wurden erreicht: Der Workflow erlaubt eine flexible Genehmigerwahl und leitet final genehmigte Anträge zurück. Dokumente werden direkt im Ursprungsordner gespeichert, und der Genehmigungsstatus wird in Echtzeit aktualisiert. Eine Zeitersparnis von 59,5 % konnte im Vergleich zur manuellen Bearbeitung erreicht werden, was die Prozesskosten erheblich reduziert. Die Lösung ist zudem vollständig dokumentiert und reibungslos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert.
Ausblick
Im Verlauf des Projekts und der Abschlussarbeit wurden zahlreiche Verbesserungsideen gesammelt, die den Genehmigungsprozess weiter optimieren könnten:
• Kommentarfunktion für Antragsteller: Zusätzliche Anmerkungen würden die Kommunikation verbessern und Missverständnisse vermeiden.
• Flexible Genehmigungshistorie-Speicherung: Die Wahl, die Historie im PDF zu integrieren oder separat zu speichern, würde Übersichtlichkeit fördern.
• „Copy-an“-Funktion: Die Möglichkeit, das finale Dokument automatisch an festgelegte E-Mail-Adressen zu senden, könnte die Zusammenarbeit erleichtern.
Nach Projektabschluss wird geprüft, ob die Approval-Bibliothek in die Standard-SharePoint-Vorlagen des externen Dienstleisters integriert werden kann, um die Rollout-Flexibilität zu erhöhen. Zudem erfolgt eine internationale Bedarfsanalyse für die langfristige Lizenzierung des PDF-Connectors, um Kosten zu optimieren und globale Anforderungen zu erfüllen.
Resümee
Im Verlauf des Projekts wurden mehrere entscheidende Meilensteine erreicht, die den Weg zum Ziel prägten. Die enge Abstimmung mit den Abteilungen HR, Finance und Legal Counsel erwies sich als zentral, um spezifische Anforderungen zu erfassen und den Workflow international einsetzbar zu gestalten. So wurde sichergestellt, dass die Lösung nicht nur intern flexibel, sondern auch global angepasst werden kann.
Besondere Herausforderungen entstanden vor allem in der technischen Umsetzung. Die fehlende Standardisierung für bestimmte Funktionen in Power Automate führte dazu, dass kreative und massgeschneiderte Lösungen entwickelt werden mussten. Die Implementierung einer PDF-Zusammenführung und der Einsatz dynamischer Variablen für mehrere SharePoint-Bibliotheken stellten komplexe technische Hürden dar, die durch intensive Recherche und Anpassung überwunden wurden.
Für die praktische Umsetzung sind einige abschliessende Schritte geplant, um die langfristige Nutzung sicherzustellen. Die Bewertung von Lizenzoptionen für den PDF-Connector und die mögliche Integration der Approval-Bibliothek in die Standard-SharePoint-Vorlagen stehen im Fokus, um eine reibungslose und kosteneffiziente Nutzung zu gewährleisten.
Aus dem Projekt ergaben sich wertvolle Erkenntnisse: Die Bedeutung von Flexibilität und Kreativität im Umgang mit neuen Technologien wurde besonders deutlich. Zudem verdeutlichte das Projekt die Notwendigkeit einer frühzeitigen Abstimmung und Planung mit allen Beteiligten, um komplexe Anforderungen zu erfüllen. Die gewonnenen Erfahrungen und das Wissen über Power Automate bilden eine solide Grundlage für zukünftige Automatisierungsprojekte und ermöglichen es, künftig Mitarbeiter bei ähnlichen Themen optimal zu unterstützen.
Bei Interesse an der vollständigen Diplomarbeit kann diese gerne per Mail bei mir angefragt werden.
