Ausgangslage
Besonders in der Informatik sind Pikettdienste oft mit erheblichem Stress, Schlafstörungen und einer Beeinträchtigung der Work-Life-Balance verbunden. Solche Belastungen können die Gesundheit und das Wohlbefinden von Mitarbeiter gefährden.
Zielsetzung
Diese Diplomarbeit zielt darauf ab, eine Lösung zu entwickeln, welche die Bewältigung von Pikettdiensten unterstützt und die Dokumentation, Kommunikation und Nachbearbeitung von Pikettdiensten verbessert. Dies geschieht durch die Schaffung einer Plattform, auf welcher Einsatzdetails und Erfahrungen erfasst, kategorisiert und nach einheitlichen Standards klassifiziert werden können.
Ziel ist es, eine gute, stabile und erschwingliche Lösung zu realisieren, welche die Leistung von Piketteinsätzen verbessert und den bleibenden Eindruck zu einem positiveren Erlebnis macht.
Vorgehen
Das Projekt wurde im 4-Phasenmodell durchgeführt:
- Projektinitialisierung
- Projektplanung
- Projektrealisierung
- Projektabschluss
In der Realisierungsphase wurde zunächst das Thema Pikettdienst aus konzeptioneller Sicht zusammengestellt.
- Was sind die Auswirkungen der Aufgabe Pikettdienst auf den Menschen?
- Mit welchen gezielten Massnahmen kann diese Aufgabe erleichtert werden?
Diese und weitere Fragen wurden in der Konzeptionellen Erarbeitung behandelt.
Die produktive Umsetzung der Dokumentationsplattform erfolgte schliesslich auf Basis von Microsoft SharePoint Online.
Ergebnisse
Die Dokumentationsplattform für Pikettdienste wurde gemäss konzeptioneller Erarbeitung umgesetzt. Der Service konnte mit SharePoint zweckmässig aufgebaut und konfiguriert werden. Zusätzlich wurden Accessoires wie eine Schritt-für-Schritt-Bedienungsanleitung, eine analoge Umgehungslösung, ein Pikett-Handbuch, und ein Notfallnummernkonzept erstellt, um den Anwendern weitere Hilfsmittel mitgeben zu können.
Funktionsweise der Plattform
Jedes Pikett-Ereignis wird nach einem strukturierten Schema auf der Plattform erfasst. Jeder erfasste Pikettfall wird übersichtlich gegliedert per E-Mail an alle teilnehmenden Mitarbeiter, an die IT-Leitung und weitere definierte Personen rapportiert.
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Mitarbeitende des Pikettdienstes wissen, dass Sie mit der Nutzung dieser Plattform faktisch vom ganzen Team und der Führung getragen werden.
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Jede getroffene Massnahme und jede Lösung wird vom Wissen der gesamten Gruppe und den Führungspersonen gemeinsam begutachtet. Damit haben wir immer die Gewissheit, dass die annähernd besten Entscheidungen für die besten Lösungen getroffen werden, oder diese gemeinsam entwickelt werden.
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Das Gefühl der Nichtkalkulierbarkeit von Notfällen zu Unzeiten wird mit dem Wissen der ganzen Gruppe auf ein akzeptables Minimum reduziert.
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Alles Wissen zu den spezifischen Pikettfällen, wie sie individuell in den Unternehmen vorkommen, wird mit echten Beispielen an einem zentralen Ort gesammelt.
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Die Plattform automatisiert den Prozess des Fehlermanagements, der Wissensbeschaffung, sowie der Meldung und Dokumentation von Pikettdiensten, was letztendlich zu bedeutenden Zeitersparnissen für die Mitarbeitenden führt.
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Die Plattform ermöglicht eine präzisere Planung von Pikettdiensten, da sie historische Daten und Trends analysiert und sichtbar macht. Auf bestimmte unnötige Pikettfälle kann durch diese Datenerhebung prophylaktisch vorgebeugt werden. Dadurch können unnötige Pikett-Ereignisse und unnötige Wiederholungen von Pikettfällen in der Zukunft vermieden
werden.
Fazit
Die Implementierung dieser Lösung erfordert einen kostenneutralen Aufwand, was die Umsetzung für Unternehmen attraktiv macht.
Durch die Bereitstellung in der Microsoft Cloud wird der Betrieb hochverfügbar, skalierbar und unkompliziert.
Die Plattform bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, wodurch sich Mitarbeiter aufgrund der Vertrautheit der Menüführung von Microsoft schnell zurechtfinden. Zudem lässt sich die Lösung unter SharePoint flexibel an individuelle Anforderungen anpassen, was sich als sehr wertvoll erweist.
Die Plattform bietet eine bedeutsame Unterstützung für die sensible Aufgabe Pikettdienst. Sie trägt dazu bei, Aufwände sichtbar, nachvollziehbar und auswertbar zu machen, und fördert den Ansatz der bewährten Verfahren (Best Practices).
Die Plattform unterstützt den Austausch im Team, fördert die Mitarbeiterzufriedenheit im Bereich Pikettdienst und pflegt den Aspekt der Sorgfalt, indem sie Störungen ausserhalb der regulären Arbeitszeit durch aktives Management auf ein akzeptables Minimum beschränkt.
Ebenfalls trägt die Dokumentationsplattform dazu bei, verschiedene Kosten eines Unternehmens zu senken, darunter Überstunden, krankheitsbedingte Ausfälle, das Risiko von Burnout und Mitarbeiterfluktuationen.
Insgesamt kann festgestellt werden, dass die Implementierung dieser Lösung einen bedeutsamen Nutzen und eine wertvolle Unterstützung liefert. Es ist mit grosser Wahrscheinlichkeit anzunehmen, dass sich die Investition in diese Plattform langfristig auszahlen wird.
Impressionen
Ausblick
Nach Abschluss der Diplomarbeit kann die Lösung produktiv eingesetzt werden, um Pikettdienste in der Informatik und anderen Branchen zu optimieren, das gewonnene spezifische Praxiswissen zu zentralisieren und nutzbar zu machen.
In der Projektdokumentation werden unverbindliche Massnahmen aufgezeigt, wie ein Pikettdienst EDV-gestützt bewirtschaftet und konzeptionell standardisiert werden kann. Es sind unverbindliche Empfehlungen, die ganz, teilweise, oder gar nicht angewendet werden können. Die Ausführungen sind methodengestützte Ansichten und systematisch hergeleitete Erkenntnisse. Es steht dem Leser jederzeit offen, das Konzept nur als Denkanstoss anzusehen, Teile davon mit eigenen Ansichten neu zu kombinieren, oder die favorisierte Variante als anwendungsfähige Lösung umzusetzen.
Resümee
Das Projekt wurde gemäss dem erstellten Zeitplan durchgeführt und alle gesetzten Ziele konnten während des Projektes erreicht werden.
Die Dokumentationsplattform konnte erfolgreich umgesetzt werden und wird als Konzept und Vorzeigemodell bei Fachdiskussionen zum Thema Pikettdienst vorgestellt. Die erarbeitete Lösung bietet die notwendige Flexibilität, um sich an verschiedene Kundenbedürfnisse anzupassen. Als Erfahrungsexperte bin ich mit der Lösung zufrieden und bin zuversichtlich, dass die Plattform in der einen oder anderen weiter perfektionierten Form in produktiven Umgebungen zum Einsatz kommen wird.
Lessons Learned
Die Recherche und Literaturrecherche, die für die Diplomarbeit erforderlich waren, haben meine Fähigkeiten zur Informationsbeschaffung und Bewertung bedeutend verbessert. Ich habe gelernt, wie man relevante Quellen findet und kritisch analysiert.
Während des Projekts sind verschiedene Herausforderungen aufgetreten, von technischen Schwierigkeiten bis hin zu unerwarteten Änderungen im Projektumfang. Diese Situationen haben gezeigt, wie wichtig es ist, flexibel zu sein und kreative Lösungen zu finden.
"Best Practice" (zu Deutsch "Beste Praxis") bezieht sich auf bewährte Verfahren und Standards in einem bestimmten Bereich oder einer bestimmten Disziplin. In der Informationstechnologie (IT) ist dies von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass IT-Systeme sicher, effizient und zuverlässig betrieben werden. Best Practice kann verschiedene Aspekte der IT umfassen, einschliesslich Netzwerksicherheit, Systemverwaltung, Datenmanagement und vieles mehr. Es betont die Verwendung der effektivsten und sichersten Methoden, die von Experten und Fachleuten der Branche anerkannt sind. Die Einhaltung bewährter Praktiken hilft, Risiken zu minimieren, Probleme zu vermeiden und die Leistung der IT-Systeme zu optimieren.
Die Lösung einer Dokumentationsplattform für Pikettdienste arbeitet nach diesem Grundsatz.
