Initialisierung
Auftragsklärung
In diesem Kapitel wurden sämtliche Aspekte berücksichtigt und in Erfahrung gebracht, um einen klaren IST-Stand darzustellen. Zum jetzigen Zeitpunkt wird viel Zeit investiert und entsprechende Materialien wie bspw. Papier, Toner und Ordner verwendet, um Fertigungsaufträge und Fertigungsdossiers (für Maschinen) zu erstellen. Konkret sind das 2 Arbeitstage in der Woche für einen Mitarbeiter. In Zahlen sind das rund 770 Stunden Aufwand oder CHF 27'000.- pro Jahr (siehe Abbildung 1 & 2).
Um dieser Problemstellung entgegenzuwirken, ist es notwendig einen effizienteren und zeitgemässere Lösung zu finden und somit auf die Digitalisierung zu setzen. Dieser Aspekt führt uns automatisch zu einem zweiten und vielleicht noch wichtigeren Ziel, nämlich alles über das ERP-System abzuwickeln. Das heisst, die Aufträge könnten vom Produktionsmitarbeiter im ERP-System ausgelesen, bearbeitet und zeitnah über sämtliche Produktionslinien gestempelt und gebucht werden.
Man erkennt also ein grosses Einsparpotenzial und ein zusätzlicher Mehrwert, wenn man dieses Vorgehen digitalisieren und über das ERP-System abwickeln liesse.
Ziele
Um einen Mehrwert dieser Diplomarbeit zu erkennen und somit für die Firma INFORS-HT zu generieren, sind Zeile ausschlaggebend und zeigen das damit verbundene Verbesserungspotenzial.
Die Zieldefinition sieht folgendermassen aus:
- Den Aufwand der Auftragserstellung für die Produktion zu minimieren
- Die Produktionsmitarbeiter rufen selbständig ihre Aufträge aus dem ERP-System ab und bearbeiten diese
- Schnellere und effizientere Abwicklung
Realisierung
Die Priorisierungsmethode-ABC Analyse für die Variantenbildung, die Präferenzmatrix für die Gewichtung der Kernkriterien, die Nutzwertanalyse und die Wirtschaftlichkeitsberechnung für die Entscheidungsfindung sind zielführend Methoden in diesem Kapitel.
Ausgangslage
Wie oben bereits erwähnt, ist der aktuelle Prozess zur Erstellung der Fertigungspapiere sehr veraltet und nicht mehr zeitgemäss. Nachdem ein Kundenauftrag (Geräte) terminiert wurde, wird dieser gemäss der Dispotabelle (siehe Abbildung 3) freigegeben und für die entsprechende Kalenderwoche in Produktion gegeben.
Folgende Tätigkeiten sind Teil des aktuellen Vorgehens:
- Vor der Freigabe der Fertigungsaufträge wird eine Fehlteile-Abfrage gestartet, um zu sehen, ob irgend-welche Artikel fehlen oder Verzugsmeldungen vorliegen
- Nach Prüfung aller Details wird der Auftrag im ERP freigegeben. Bei einem Gerät wird die gesamte Struktur gedruckt, was gleichzeitig als Anleitung zum Aufbau des Gerätes dient
- Die Fertigungsaufträge werden sortiert, getackert, gelocht und mit den dazugehörigen Dokumenten wie Typenschilder, Etiketten und Auftragsbestätigung an die Produktion übergeben
Für jedes Gerät ist ein solches Dossier zu übergeben. Dies bedeutet, dass bei einem dreier Turm drei Dossiers erstellt werden.
Die aktuellen Produktionsmengen belaufen sich auf circa 50 Kundenaufträge pro Woche, die jeweils ein Fertigungsdossier erfordern. Das für die Fertigung benötigte Material wird durch die Produktion beim Start der Fertigung gebucht. Zurzeit werden keine Arbeitsgänge mit Start- und Enddatum gestempelt. Folglich sind keine Livestatusmeldungen ersichtlich.
Kreativitäts und Priorisierungsmethode
Als Kreativitätsmethode wurde das Mindmap gewählt, damit alle neuen und bereits bestehenden Ideen ersichtlich sind und anschliessend berücksichtigt werden. Es wurde in drei übergeordnete Themen (Kosten-Nutzen-Prozessrelevanz) gegliedert und darunter jeweils sieben Begriffe definiert. Diese wurden in der Kategorisierung des Ideenpools anhand der Kriterien festgelegt und für die Variantenbildungen entsprechend berücksichtigt (siehe Abbildung 4 & 5).
Präferierte Variante
V3 ERP-Light (Kombination aus V1 Dossier Light & V2 ERP-Direkt)
In der bevorzugten Variante-3 geht es darum, die positiven Aspekte aus Variante 1 und 2 zu kombinieren. Das wäre eine komplette Umstellung der jetzigen Vorgehensweise. Nicht nur, weil das «Dossier Light» angewendet wird, sondern auch weil das ERP-Direkt-Vorgehen (Variante 2) miteinfliesst. Hierzu entsteht ein neuer Sub-Prozess innerhalb des Auftragsprozesses, welcher die verschiedenen Schritte grob darstellt (Abbildung 6).
Hier geht es prinzipiell um das Minimieren des Aufwands für die Erstellung von Fertigungsdossiers in der Abteilung Ordermanagement-Planning, wie auch das direkte Abarbeiten im ERP-System durch den Produktionsmitarbeiter.
Das Produktionsdossier, welches viel Papier und Aufwand in Anspruch nimmt, wird verschlankt und beinhalten somit nur noch die wichtigsten Dokumente wie Auftragsbestätigung, Konfiguration des Gerätes und Etiketten. Vormontageaufträge sollen komplett vom Produktionsmitarbeiter direkt via ERP aufgerufen und abgearbeitet werden.
Um dies umsetzen zu können, sind jedoch einige Anpassungen und Sub-Prozess-Optimierungen notwendig, welche im Skript (Dokumentation der Diplomarbeit) detaillierter beschrieben sind.
Da dieser Prozess ein Mix aus Variante 1 und 2 ist, kann es nicht überall angewendet werden.
Für folgende Geräte müssen, Stand heute, Fertigungsdossiers wie bisher erstellt werden:
- Qualifizierte Geräte
- Pilotbioreaktoren
- Multitron 4
Grund dafür sind zum einen, dass aktuell keine Charchen-Rückverfolgung (für qualifizierte Geräte) im ERP-System möglich ist und zum anderen ein enorm grosser Aufwand besteht, um die Ressourcenlisten-Strukturen so anzupassen, dass es für Pilotbiorektoren und die Multitron 4 realisierbar wäre.
Resultat der Variantenevaluation
Aufgrund der Präferenzmatrix, Nutzwertanalyse (siehe Abbildung 7), SWOT-Analyse und der vereinfachten Wirtschaftlichkeitsrechnung (siehe Abbildung 8) habe ich mich für die Variante 3 entschieden. Die Priorisierung der Nutzwertanalyse war von Beginn an eindeutig, sodass eine Sensitivitätsanalyse nicht notwendig war. Die Variante 3 hat die meisten Punkte bei den wichtigsten Kriterien erhalten.
Die Wirtschaftlichkeitsberechnung zeigt, dass die Variante 2 die wirtschaftlichste gewesen wäre, jedoch waren die Kosten für die Umsetzung dieser Variante höher als erwartet, sodass die innerbetrieblichen Probleme diese Variante verhinderten.
Diverse Abbildungen
Weg zum Ziel
Durch eine detaillierte Planung meiner Diplomarbeit und die wöchentliche Statusrapports konnte ich stets die nächsten Schritte koordinieren und die Meilensteine terminlich einhalten und umsetzen. Die zwei Meilensteine waren neben der Ideenfindung und Variantenerstellung, das Bestimmen und Ausarbeiten der präferierten Variante.
Besondere Herausforderungen
Die Erstellung der Varianten und die Prozessdarstellungen haben viel Zeit in Anspruch genommen und es war zunächst nicht ganz klar, ob die Varianten sinnvoll waren. Erst nachdem ich mit meinem Auftraggeber gesprochen hatte, konnte ich einen kleinen Lichtblick erkennen. Er hat mir sehr geholfen, da ich zu diesem Zeitpunkt in eine falsche Richtung geschwenkt war. Die Dokumentation nahm allmählich Gestalt an und die angewandten Methoden zur Entscheidungsfindung führten zu einer Neubewertung des Projekts. Ich musste viel in der Fachliteratur nachlesen, um mein Wissen wieder aufzufrischen und den erhaltenen Auftrag so gut wie möglich zu meistern. Dadurch habe ich sehr viel Zeit verloren. Da ich bisher nur eine Wirtschaftlichkeitsrechnung durchgeführt habe, war es schwierig geeignete Daten für die Auswertung zu erheben. Dennoch denke ich, dass eine verständliche Projektarbeit erarbeitet wurde.
Ich musste neben meiner 100% Arbeitsstelle noch ca. 5 bis 6 Stunden pro Tag an der Diplomarbeit arbeiten. Ich glaube, die Zeitspanne der Diplomarbeit ist zu kurz, um eine gesunde Balance zu gewährleisten. Aus diesem Grund musste ich weitere 6 Urlaubstage opfern, um rechtzeitig fertig zu werden.
Weiteres Vorgehen, Umsetzung in der Praxis
Die Umsetzung in der Praxis wird noch keine prioritäre Gewichtung haben, da diverse interne Projekte wichtiger und dringender sind. Dennoch wird diese Projektarbeit als Basis einer möglichen Realisierung in Betracht gezogen.
Massnahmen für eine mögliche Umsetzung sind:
- Mobiliar & IT-Komponente
Höhenverstellbare Arbeitstische wie auch PCs und Monitore (mindestens 32"Monitor) müssen beschafft werden. Zudem müssen noch 2 Label-Drucker (für Serienschilder) beschafft werden. - Arbeitsplätze (ERP)
Im ERP-System müssen neue Arbeitsplätze kreiert werden. - Ressourcenliste (ERP)
Ressourcenlisten müssen wie beschrieben mit neuen APs + Struktur angepasst werden. - Cockpit (ERP)
Ein neues Cockpit wird erstellt, um Ausnahmen wie bspw. Unterdeckungen, Engpässe und Verzüge frühzeitig zu erkennen, um entsprechend handeln zu können. - Unterprozesse
Anpassung für mögliche prozessübergreifende Tätigkeiten müssen geprüft und ggfls. getätigt werden. - Dispoliste
Dieses Planungstool muss schreibgeschützt sein, damit Produktionsmitarbeiter nichts ändern können. - Testphase (ERP)
Massnahmen 2-4 müssen auf ein Produkt (z. B. Minitron) im Test-System (ERP) umgesetzt wer-den. Damit wird sichergestellt, inwiefern eine mögliche Umsetzung dieser Variante realisierbar ist. - Schulung
Schulungsunterlagen müssen erstellt, und Schulung durchgeführt werden.
Lessons learnt
Eine klare Strukturierung der Vorgehensweise und die damit verbundenen Deadlines sind entscheidend für eine gut organisierte Projektarbeit. Während dieser Arbeit habe ich gelernt, dass man mit der Verwendung verschiedener Methoden das bestmögliche Ergebnis erzielen kann. Die Methoden, die ich zur Evaluierung der präferierten Variante verwendet habe, sind hervorragend geeignet, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Ich habe mich mit der Thematik intensiv auseinandergesetzt, wodurch sich die anfängliche Skepsis in Begeisterung verwandelte. Die Erstellung einer solchen umfangreichen Arbeit innerhalb von 6 Wochen neben der Vollzeitstelle stellte eine grosse Herausforderung für mich dar. Trotz eines gut funktionierenden Zeitmanagements war es sehr viel abverlangt. Ich habe gelernt, mit einem enormen Zeitdruck klarzukommen und mich den Gegebenheiten anzupassen, um mich voll und ganz auf die Projektarbeit zu konzentrieren.
