Ausgangslage
Diese Arbeit befasst sich mit der Aufgabenstellung, die Planer- Aufgaben und Planer- Ressourcen meines Arbeitgebers zu optimieren. Wir sind Markführer in der Schweiz im Bereich Photovoltaik. Das Unternehmen beschäftigt nebst zahlreichen Projektleitern in den Gewerken Photovoltaik, Wärmepumpen und E-Mobility, auch zahlreiche Planer. Planer unterstützen dabei die Projektleiter in ihrer Tätigkeit und erledigen selbstständig Teilaufgaben im Projektleiter- Prozess.
Problembeschreibung
Seit Mitte des letzten Jahres beschäftigen wir in verschiedenen Niederlassungen Planer und Praktikanten. Grundsätzlich wird in allen Niederlassungen nach demselben Prozess gearbeitet, mit regionalen Abweichungen. Um die Quantität und Qualität der durch die Planer verrichteten Arbeit zu steigern, möchte ich herausfinden, welches Optimierungspotenzial bei den Planern vorhanden ist. Dafür habe ich drei Lösungsvarianten ausgearbeitet.
Mittels einer Präferenzmatrix inkl. Nutzwertanalyse möchte ich die drei Lösungsvarianten miteinander vergleichen, damit ich meinem Arbeitgeber eine Möglichkeit aufzeigen kann, wie man die Ziele einer Optimierung bestmöglichst erreichen kann. Zudem möchte ich mithilfe einer SWOT- Analyse die Stärken und Schwächen bzw. die Chancen und Risiken der gewählten Variante aufzeigen. Abschliessend sollen die Risiken in einer Risikomatrix bewertet werden. Für alle Risiken sollen Handlungsmassnahmen formuliert werden.
Mithilfe eines Mindmaps erarbeitete ich drei Lösungsvarianten, welche eine Optimierung der Planer- Aufgaben und Planer- Ressourcen begünstigen.
Zentralisierung: Diese Variante sieht vor, alle Planer schweizweit an einen Ort zu zentralisieren. Um den Ansprüchen der verschiedenen Regionen gerecht zu werden, müssten dabei Teams gegründet werden, welche für eine bestimmte Region zuständig sind. Das hat auch Einfluss auf die Bildung in den jeweiligen Sprachregionen, somit müssten die Teams die Sprachkompetenzen der entsprechenden Region vorweisen. Nur wenn man diese Teams gründet, können die regionalen Anforderungen der Gemeinden erfüllt werden, ansonsten leidet die Qualität der Arbeit, wenn jeder Planer das Knowhow aller Regionen sich zuerst aneignen muss.
Spezialisierung: Bei dieser Variante geht es darum, Planer und Praktikanten auf ein definiertes Aufgabengebiet zu spezialisieren. Während sich die Praktikanten in die administrativen Aufgaben rund um das Projekt vertiefen müssen, werden die Planer auf die planerischen Aufgaben, welche vertieftes spezifisches Fachwissen erfordert, spezialisiert. Mit dieser Variante kann sowohl die Quantität, Anzahl zu bearbeitenden Projekten, wie auch die Qualität optimal gesteigert werden.
Bei dieser Variante ist der Eingriff in die betrieblichen Abläufe gering. Es braucht jede Niederlassung sowohl Praktikanten wie auch Planer in den Gewerken «Wärmepumpen» und «Photovoltaik». Der Prozess ist gleich, wie er heute schon verwendet wird, einzig die Zuständigkeit der einzelnen Aufgaben ändert sich.
Pool- Planer: Diese Variante sieht es vor, zusätzlich zur aktuellen Situation, Planer anzustellen, welche Projekte in der ganzen Schweiz bearbeiten. An all jenen Standorten, welche mit dem Auftragsvolumen überlastet sind, haben die Projektleiter die Möglichkeit ihr Projekt in einen Projekt- Pool zu verschieben. Diese Projekte werden dann nach Priorisierung, von den Pool- Planern bearbeitet. Diese Variante ist im Vergleich zu den ersten beiden Varianten lediglich eine Ergänzung und kann nicht alleinstehend verwendet werden.
Gewählte Lösungsvariante
Ich habe mich mittels der Präferenzmatrix inkl. Nutzwertanalyse für die Variante «Spezialisierung» entschieden. Die Vorteile, welche diese Variante aufzeigt, übertreffen die anderen Varianten. Die Variante «Spezialisierung» weist dabei einen sehr kleinen Eingriff in das Alltagsgeschäft auf. Die Planer operieren dabei, wie bis anhin, von ihren Niederlassungen aus und sind somit Experten in ihrer Region und kennen die Ansprüche der einzelnen Gemeinden genau. Die Prozesse bedürfen nur einer kleinen Anpassung, wobei ich die Aufgabenvergabe anspreche.
Beim Thema Kosten und Nutzen verspreche ich mir die grössten Vorteile. Die Kosten dieser Variante fallen im Vergleich zur Variante «Zentralisierung» deutlich geringer aus, gleichzeitig kann durch die Umstellung viel Zeit im Planer- Prozess eingespart werden.
Handlungsempfehlungen
Um den heutigen Zustand zu optimieren, müssten einige wichtige Entscheidungen getroffen werden. Es müsste entschieden werden, wie viele Veränderungen in der aktuellen Firmenstruktur vorgenommen werden sollten. Um den Eingriff möglichst klein zu halten, aber trotzdem von einer Optimierung zu profitieren, rate ich meinem Arbeitgeber, die «Spezialisierung» umzusetzen. Mit dieser Umsetzung der Massnahme, würden sowohl Qualität wie auch Quantität der Arbeit gesteigert werden ohne grossen Eingriff, in die internen Abläufe. Dazu blieben die Kosten dieser Investition im gesunden Rahmen. Mithilfe definierten Massnahmen könnte zudem die Überwachung der Optimierungsmassnahmen stattfinden.
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