Management Summary
Ausgangslage:
Das Ziel dieser Arbeit ist die Entwicklung eines Konzepts zur Umstellung auf papierlose Arbeitsprozesse bis 2026. Der hohe Papierverbrauch verursacht Unübersichtlichkeit und Informationsverluste. Eine verbesserte Digitalisierung soll die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und die Fehlerquote senken, wovon sowohl das Unternehmen als auch Kunden und Lieferanten profitieren. Geplant ist eine Reduktion des Papierverbrauchs um 90 %.
Vorgehen:
Zur Erarbeitung des Konzepts wurden das Unternehmen analysiert und drei Varianten entwickelt, von denen die passendste ausgewählt wurde. Methoden wie Risikoanalyse, Nutzwertanalyse, Präferenzmatrix, Sensitivitätsanalyse, Mind-Map, Eisenhower-Prinzip, Sechs-Hüte-Methode und SWOT-Analyse wurden eingesetzt. Zudem wurden ein Projektablaufplan, Kommunikationsplan und Projektstrukturplan erstellt.
Ergebnisse:
Die Arbeit führte zu einem Konzept für nahezu papierloses Arbeiten, das kontinuierlich überprüft und aktualisiert werden muss. Vorteile für das Unternehmen umfassen klar definierte Prozesse, Schulungstermine, Zeit- und Kosteneinsparungen, effizientere Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikation. Eine geringfügige Abweichung besteht darin, dass die Digitalisierung der Wareneingangsprüfung wegen unverhältnismäßiger Kosten-Nutzen-Relation nicht sinnvoll ist und daher nur teilweise umgesetzt wird.
Ausblick:
Empfohlen wird die kontinuierliche Verfolgung aktueller IT-Trends und bei grösserem Wachstum die Gründung einer eigenen IT-Abteilung. Das Projekt soll regelmäßig kontrolliert und angepasst werden, um Verbesserungen sicherzustellen. Es ist wichtig, den Markt kontinuierlich zu beobachten, um mit aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten.
Lessons learnt
In meiner Diplomarbeit habe ich zahlreiche neue Fähigkeiten erworben, insbesondere in den Bereichen Word und Excel. Darüber hinaus habe ich gelernt, wie man Kreativitätsmethoden in der Praxis anwendet und welche Auswahlkriterien dabei wichtig sind. Diese Erfahrung hat mir wertvolle Einblicke verschafft. Ich habe festgestellt, dass es äusserst hilfreich ist, zunächst gründlich zu recherchieren, bevor man sich für ein bestimmtes Thema entscheidet. Ebenso wichtig ist es, meine Zeit effektiver zu planen. Die bewusste Nutzung einer Woche Ferien ermöglichte es mir, in kurzer Zeit eine grosse Menge an Arbeit zu bewältigen.
Es war eine wichtige Erkenntnis für mich, dass sich ein Projekt während seiner Laufzeit oft verändert und neue Einsichten hinzukommen. Zu Beginn dachte ich, es wäre am besten, komplett auf papierloses Arbeiten umzusteigen. Doch im Verlauf des Projekts wurde mir immer deutlicher, dass nicht jeder Schritt zur Digitalisierung Sinn macht. Die Digitalisierung der Wareneingangskontrolle und der Beschriftung der eingehenden Ware würde ein unverhältnismässiges Verhältnis von Kosten zu Nutzen darstellen. Daher habe ich beschlossen, diesen Schritt nicht zu digitalisieren.
