Für die Erarbeitung des Ist-Zustandes in der Unternehmung wurde eine interne Umfrage zum Thema interne Kommunikation durchgeführt. Aus der Umfrage kamen von insgesamt 170 Mitarbeitenden von 92 Mitarbeitenden eine Rückmeldung. Dies entspricht einer prozentualen Anteilname von 54% der Belegschaft. Mit einem Rücklauf von 80-100 Antworten als Ziel, wurde dies mit der Umfrage erreicht. Die Umfrageauswertung war in einigen Punkten deckungsgleich mit den Annahmen des Projektteams. Jedoch gab es einige Punkte oder auch Antworten der offenen Fragen, die so nicht erwartet wurden und zum Erstaunen führte. Mitarbeiterzufriedenheit ist in der LMH nach Auswertung auf einer Skala von 1-10 bei einem Durchschnitt von 7.10 auf einem guten Niveau.
Schon bei der Erstellung der Umfrage stiess ich auf die ersten Probleme. Wie erstellt man eine Umfrage, die aussagekräftig und nicht missverstanden wird, die dennoch die gewünschten Resultate bringt, die anschliessend verwendet werden können? Die Erstellung nahm viel Zeit in Anspruch. Mehrmals wurde die Umfrage angepasst, bis sie endgültig fertig war. Nach der Durchführung der Umfrage ging es an die Auswertung. Hier merkte ich, dass einige Fragen nicht klar formuliert worden waren und nicht die gewünschten Resultate lieferten. 10% der gestellten Fragen wurden dadurch für mich unbrauchbar. Im Nachgang merkte ich, dass die Fragen nicht klar genug formuliert waren oder mehr Spielraum in den Antworten zuliessen als gedacht. Jedoch waren die anderen 90% aussagekräftig und konnten verarbeitet werden. Ich unterschätzte den zeitlichen Aufwand für die Auswertung massiv. Dieser Teil der Arbeit nahm am meisten Zeit in Anspruch und es war eine grosse Aufgabe für mich den Überblick über die Datensätze zu behalten.
Nach der kompletten Auswertung der Umfrage, wurden drei Lösungsvarianten erarbeitet:
• Mitteilungen durch die Geschäftsleitung anstatt durch die Mitarbeitenden auf dem Flur
• Fristgerechte Umsetzung der Sachen, die in Meetings besprochen werden
• Informationsfluss der Aufträge verbessern
Nach der Auswertung der Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse lag die Lösungsvariante 3 als definitiver Lösungsbeschrieb vor.
Grundsätzlich dreht sich in jeder Unternehmung alles am Schluss um die Aufträge. Denn ohne Aufträge fliesst kein Geld. Es ist wichtig in einer Unternehmung alles dafür zu unternehmen, dass ein reibungsloser Ablauf bei den Aufträgen gewährleistet wird. Dies vereinfacht massgeblich den Ablauf und der Zeitaufwand je Auftrag wird minimiert.
Durch die Verbesserung des Informationsflusses der Aufträge ergeben sich mehrere Vorteile:
• Es wird dadurch kostbare Arbeitszeit eingespart
• Die Mitarbeitermotivation steigt
• Der Zusammenhalt der Abteilungen wird gefördert
• Die Produktivität steigt
Der definitive Lösungsbeschrieb zur Verbesserung des Informationsflusses der Aufträge wurde ausgearbeitet und mit den Punkten wie Informationskarten erstellen, unvollständige Aufträge zurückweisen und externen Kommunikator hinzuziehen gefestigt.
Somit liegt eine Lösungsvariante mit drei verschiedenen Optionen vor, die in Erwägung gezogen werden können, um den Informationsfluss der Aufträge nachhaltig zu verbessern.
Das Ziel der Arbeit war 3 Lösungsvarianten zu erarbeiten und danach eine Lösungsvariante als definitiver Lösungsbeschrieb auszuarbeiten. Dieses Ziel wurde mit dieser Arbeit erreicht.
Der Nutzen dieser Arbeit ist, der Geschäftsleitung ein möglicher Lösungsbeschrieb für das Verbessern des Informationsflusses der Aufträge zu präsentieren und dabei die drei Optionen als möglicher Ansatz dazu zu präsentieren.
Dadurch, dass ich die Diplomarbeit nicht klassisch am Anfang beginnen konnte, sondern mit der Umfrage und der Auswertung startete, brachte dies mein Konzept durcheinander. Der weitere Verlauf der Diplomarbeit verlief, wie ich mir das vorgestellt habe und konnte so mit Freude an meiner Arbeit schreiben. Dadurch, dass ich in meinem Job sehr gut strukturiert arbeiten muss, konnte ich dies auch in der Arbeit immer wieder mit einbauen. Auch das Zeitmanagement konnte ich gut einhalten. Die Work-Life Balance mit Jobwechsel, Diplomarbeit und Studium konnte soweit aufrecht gehalten werden, dass ich nicht überfordert oder an meine Grenzen gestossen bin, was für mich sehr erfreulich war. Auch die Motivation war zu jeder Zeit vorhanden und ich konnte produktiv arbeiten.
