Management Summary:
Im Rahmen der Diplomarbeit, habe ich mich entschieden, ein Konzept für die Vorbereitung der Mitarbeitenden auf die Systemumstellung zu erstellen. Anhand der Theorie wird das Konzept in verschiedenen Schritten erarbeitet. Konkret geht es darum, eine Orientierungshilfe vorzubereiten, damit unter anderem die Standortleiterin das Konzept verfolgen kann und die Mitarbeitenden gut auf die Umstellung vorbereiten, sodass die Migration reibungslos und möglichst unbemerkt ablaufen kann. Die Angestellten sollen anhand des Konzeptes klare Vorgaben erhalten, sie wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind und die Umstellung strukturiert sowie organisiert durchleben.
In der folgenden Arbeit wird ein Vorbereitungsplan- sowie ein Wochenplan für die Mitarbeiter im Backoffice, der Assura AG erarbeitet.
Ziel:
Ziel ist es, dass die Mitarbeitenden gut auf das neue Programm vorbereitet sind, keine Lücken vorhanden sind und dass das Tagesgeschäft weiterhin einwandfrei läuft. Anhand des Konzeptes kann die Vorbereitungsphase gut gemeistert werden. Den Mitarbeitenden in Wangen bei Olten würde das Konzept als Orientierungshilfe dienen.
Ausgangslage:
Die Mitarbeitenden des Backoffice, der Assura AG, in Wangen bei Olten sind die erste Anlaufstelle bei Anfragen unserer Kunden. Sie sind für die ganzen Kunden aus dem deutschsprachigen Teil der Schweiz zuständig. Das Ziel ist es, ihnen eine kompetente Beratung anbieten zu können und das Anliegen schnell sowie unkompliziert zu beantworten. Dafür ist das Knowhow, Beherrschen des Programmes sowie eine gute Infrastruktur ein Muss.
Im Moment bereitet sich die Assura auf die Einführung der neuen Software Syrius vor. Da sie aktuell ein sehr veraltetes System haben, schleichen sich immer wieder Fehler ein. Dies führt zur Unzufriedenheit der Kunden. Mit dem neuen System warten grosse Veränderungen sowie neue Herausforderungen für die Mitarbeitenden. Denn die Einführung einer neuen Software ist mit hohen Risiken verbunden. Nach wie auch während der Migration muss der Arbeitsalltag neu umstrukturiert werden. Stolpersteine müssen frühzeitig erkannt sowie behoben werden. Sollte die Migration nicht strukturiert, terminiert sowie reibungslos ablaufen, gerät die Assura mit den Anfragen stark in Verzug und der Service gegenüber den Kunden wird nicht mehr gewährt.
Umsetzung:
Die Diplomarbeit wurde anhand des Vierphasenmodells:
- Initialisierung
- Planung
- Realisierung
- Abschluss
erarbeitet. In einer ersten Phase wurde die Assura sowie die theoretischen Grundlagen zum neuen sowie alten Programm vorgestellt. Es folgte die Unternehmens- sowie Situationsanalyse. Daraus das IST-Problem. Weiter wurde eine sekundäre Marktforschung durchgeführt. Anhand der SWOT-Analyse wurden die Stärken, Schwächen sowie Gefahren und Chancen ermittelt. Es folgte die Entwicklung der Lösungsvarianten. Mithilfe eines Mind maps, der Alphabettechnick und einem morphologischen Kasten wurden verschieden Lösungen im Betracht gezogen. Die Nutzwert-Analyse hat dazu geführt, dass die bestmögliche Lösung ermittelt wurde. Dies ist: eine Checkliste, mit Vorbereitungsplan sowie einem Wochenplan.
Ergebnisse:
Als Erstes wurde eine Organisationsstruktur erstellt. Diese soll aufzeigen, wie das Organigramm während der Vorbereitungsphase aufgebaut ist und welche neuen Stellen dazugekommen sind. In einem weiteren Schritt wurden die Schulungsmittel, welche zum Zug kommen, aufgeführt. Es wurden zwei Beispiele des Vorbereitungsplanes erstellt. Der eine für den Sachbearbeiter, der andere für den Key-User (Tester). Dieser soll den Mitarbeitern als Orientierungshilfe dienen und sie unterstützen, die Vorbereitungsphase gut zu meistern. Weiter wurde eine Checkliste erarbeitet. Diese soll dem Gruppenleiter helfen, zu überprüfen, in welcher Phase der Mitarbeitende sich befindet. Anhand des Wochenplanes, welcher in vier Schritten aufgezeigt wurde, ist zuerkenne, wie die Arbeit sowie die Schulungen organisiert und verteilt sind. Mithilfe der Timeline können die Mitarbeitenden die verschiedenen Phasen verfolgen.
Abschluss:
In der Abschlussphase folgte das Reflektieren der Arbeit sowie das Fazit und Lessons Learnt.
Mehrwert für den Auftraggeber:
Anhand des Konzeptes können die Mitarbeitenden auf das neue Programm gut geschult sowie vorbereitet werden. Die Arbeiten sind durch den Wochenplan gut organisiert und verteilt. Mithilfe des Vorbereitungsplanes ist eine Vorbereitungsphase bis hin zum Go-live klar strukturiert. Jeder Mitarbeitende hat eine klare Anweisung. Die Standortleiterin erhält ein klares Konzept anhand welchem sie ihre Angestellten auf Syrius vorbereiten kann.
In der Galerie finden sie den Vorbereitungsplan für den Sachbearbeiter sowie den Key-User (Tester). Den Wochenplan (während den vier Phasen) sowie eine Checkliste.
Fazit
Das Ziel der Arbeit war es, aufzuzeigen, wie wichtig die Vorbereitung der Mitarbeitenden auf ein neues Programm ist und anhand welcher Instrumente dies umgesetzt werden kann. Für jedes Unternehmen, welches eine Umstellung plant, ist ein klarer Plan ein MUSS. Das Unternehmen soll im Voraus bereits organisiert sein und die Mitarbeitenden über die Veränderungen, welche auf sie zukommen, informieren. Der zweite wichtige Aspekt sind die Mitarbeitenden. Diese sollen im Vordergrund stehen, da sie die Veränderung live miterleben und da wir wissen, dass Menschen Gewohnheitstier sind, ist eine Umstellung selten eine einfache Sache. Ihnen soll viel Zeit, Verständnis sowie Hilfe zur Verfügung stehen. Schulungen und Workshops dürfen nicht vernachlässigt werden. Denn je mehr die Angestellten über das neue Programm wissen und, desto vertrauter sie damit sind, wird die Vorbereitung sowie der ganze Prozess der Umstellung und die Arbeit danach einfacher verlaufen.
Ich blicke auf eine strenge, zugleich auch spannende und interessante Zeit zurück. Ich konnte mich in die Arbeit vertiefen und die Herausforderung annehmen und gut meistern.
