Sinn und Zweck der Arbeit
Der Sinn und Zweck dieser Arbeit war, dass ich für mein Team Zahlung Teilnehmende (ZAT) eine optimale Lösung für das bestehende Problem mit den physischen Akten erarbeiten kann und somit die Prozesse im Bereich Lohnadministration digitalisiert werden können.
Aktueller Prozess
In meinem Team wurde noch intensiv mit physischen Akten gearbeitet. Die physischen Akten erschwerten somit auch die Arbeit im Home-Office. Das war für mich ein wichtiger Punkt, bei dem ich mir dachte, dass das in absehbarer Zeit geändert werden muss. Um zu verstehen, was geändert werden muss, war es entscheidend, die genaue IST-Analyse des aktuellen Zustands durchzuführen. Durch die Untersuchung wurden die folgenden Nachteile der jetzigen Situation festgestellt:
▪ Papierverschwendung
▪ Erschwert Arbeit im Home-Office
▪ Ortsunabhängiger Zugriff nicht möglich
▪ Mehraufwand für Mitarbeitende
Aufgrund dieser Nachteile konnte ich genau an diesen Punkten ansetzen, um das Problem zu lösen.
Verschiedene Lösungsansätze
Damit ich verstehen konnte, welche Punkte für das Projekt von Bedeutung sind und wie die verschiedenen Lösungsvarianten aussehen könnten, habe ich hierfür die Kreativitätsmethode Brainstorming angewendet. Dabei wurden alle Ideen ungeordnet und ungefiltert zusammengetragen.
Aufgrund dieser Ideen kam ich zu drei möglichen Lösungsvarianten:
- Digitale Klientendossiers im ELO führen
- Digitale Klientendossier im EFAS führen
- Digitale Klientendossiers im OneDrive for Business führen
Anhand der Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse wurden die drei Lösungsvarianten bewertet. Die Bewertung der drei Varianten hat ergeben, dass die Führung der digitalen Klientendossiers im ELO die optimale Lösung für unser Problem ist.
Gewählte Lösungsvariante
Bei der gewählten Lösungsvariante geht es darum, dass die Klientendossiers in unserem Dokumentenmanagementsystem ELO verwaltet bzw. abgelegt werden. ELO ist eine Softwareplattform, die folgende Funktionen ausübt:
▪ Eine sichere Speicherung von Unternehmensdaten,
▪ Ermöglicht digitales Dokumentenmanagement,
▪ Automatisierung der Geschäftsprozesse,
▪ Schnelle Informationsverfügbarkeit,
▪ Optimale Zusammenarbeit im Team
Da die Mitarbeitenden diese Softwareplattform täglich nutzen, würde es uns ermöglichen, den Digitalisierungsprozess zu beschleunigen und die Klientendossiers problemlos zu erstellen und zu führen. Alle obgenannten Nachteile werden durch die Ablage im ELO abgedeckt. Es werden nur noch digitale Dossiers geführt und die Arbeit im Home-Office ist problemlos ausführbar, da der Zugriff von überall aus möglich ist. Die Umsetzung des Digitalisierungsprozesses wird durch das bereits vorhandene Wissen und die tägliche Anwendung von ELO erleichtert und erfordert nur geringen Aufwand.
Mehrwert für den Auftraggeber
Die Diplomarbeit bietet dem Auftraggeber die Möglichkeit, die Erfüllung der Anforderungen für die Digitalisierung zu prüfen. In der Arbeit wurde ein Konzept mit Lösungsvarianten entwickelt und dargelegt, wie die Umsetzung aussehen könnte und was dafür spricht.
Lessons learnt
In den vergangenen drei Jahren habe ich mir in meinem Studium als Betriebswirtschafterin HF sehr viel Wissen angeeignet, welches ich in meiner Diplomarbeit erfolgreich umsetzen konnte. Diese Diplomarbeit hat mir gezeigt, wie wichtig eine sorgfältige Projektplanung und eine genaue Analyse des bestehenden Problems sind. Das 4-Phasen-Modell war für mich während der Diplomarbeit eine wichtige Orientierungshilfe.
