Ausgangslage
Die bisherigen Abläufe und Dokumente sind aufgrund von personellen und reglementarischen Veränderungen sowie Modernisierungsbestrebungen teilweise veraltet. Dies hat zur Folge, dass die Bearbeitungszeiten länger werden und die Fehleranfälligkeit zunimmt. Ziel der Arbeit war es, die bestehenden Prozesse und Dokumente zu überarbeiten und zu vereinheitlichen, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Vorgehen
Das Projekt wurde in vier Phasen aufgeteilt: Projektinitialisierung, Projektplanung, Projektrealisierung und Projektabschluss. Nachdem die bestehenden Prozesse und Dokumente sorgfältig analysiert worden waren, wurden diese schrittweise optimiert. Dabei wurden unnötige Informationen eliminiert und eine einheitliche Struktur für alle Dokumente etabliert. Es wurden auch mögliche Lösungen für ein E-Learning-System untersucht, um eine dauerhafte Schulung der Mitarbeiter sicherzustellen.
Ergebnisse
Durch die Anpassung der Unterlagen und Abläufe wurde eine verbesserte Struktur geschaffen, die eine schnellere Bearbeitung und eine verringerte Fehlerrate ermöglicht. Ein Musterbeispiel wurde verwendet, um den Einsatz eines E-Learning-Systems zu demonstrieren. Die Geschäftsführung gab eine positive Bewertung ab, um die Schulungsinhalte weiter zu erweitern. Die angestrebten Ziele konnten aufgrund der gesteigerten Effizienz erreicht werden. Dies bringt dem Auftraggeber nicht nur wirtschaftliche, sondern auch qualitative Vorteile.
Ausblick
Die optimierten Dokumente wurden provisorisch implementiert und werden in der Praxis laufend evaluiert und verbessert. Mitarbeiter können auftretende Fehler oder Optimierungsvorschläge melden, was eine fortlaufende Anpassung und Weiterentwicklung ermöglicht. Um eine langfristige Schulung der Mitarbeiter sicherzustellen, wird das E-Learning-System in den nächsten Monaten vollständig umgesetzt. Zusätzlich bietet die neue Dokumentationsstruktur eine flexible Basis, diese zu erweitern.
Resümee
Die Bedeutung einer strukturierten Herangehensweise für nachhaltige Verbesserungen wird in der Diplomarbeit deutlich dargelegt. Durch eine systematische Herangehensweise wurde der Weg zum Ziel von der Analyse der vorhandenen Dokumente und Abläufe über die Optimierung bis hin zur Test- und Implementierungsphase gekennzeichnet. Die enge Kooperation mit der IT-Abteilung und die Unterstützung der Geschäftsführung und der Teamleitung waren besonders hilfreich, da sie es ermöglichten, passende Lösungen zu finden.
Die umfangreiche Überarbeitung der Dokumente und die anfängliche Unsicherheit bezüglich des genauen Projektumfangs waren die grössten Schwierigkeiten. Eine effektive Ablaufplanung und regelmässige Abstimmungen haben diese Schwierigkeiten erfolgreich bewältigt. Die Beteiligung der Mitarbeiter und ihr konstruktives Feedback haben sich als wertvolle Unterstützung erwiesen.
Die Resultate beinhalten eine erheblich verbesserte Struktur der bereits vorläufig umgesetzten Dokumente und Prozesse. Die Bearbeitungszeit wird dadurch verkürzt und Fehler werden verringert. Durch die Bewertung eines E-Learning-Systems wurde beschlossen, dieses System auf lange Sicht einzuführen, um die Mitarbeiterschulung zu verbessern. Auf diese Weise werden die Selbstständigkeit der Angestellten gestärkt und die Qualität der Abläufe dauerhaft verbessert.
Es ist geplant, die optimierten Dokumente in Zukunft regelmässig zu aktualisieren und das E-Learning-System schrittweise auszubauen. Diese Massnahmen tragen dazu bei, dass die Dokumente und Abläufe weiter verbessert werden und dass die Mitarbeiter immer aktuell informiert sind.
