Anforderungsermittlung für Lösungsfindung
Durch eine vollumfängliche Analyse der IST-Situation und Anforderungsermittlung durch Umfragen, Prozessanalysen und Einzelinterviews mit Stakeholdern, wurden drei Lösungsvarianten definiert.
Die Lösungsvarianten wurden auf den vorhandenen Ressourcen aufgebaut und wenn nötig erweitert.
Anhand nach dem Kano Modell klassifizierten Anforderungen, wurde die nutzerfreundlichste Lösungsvariante favorisiert und in einem Prototypen umgesetzt.
Prototyp
Der Prototyp beinhaltet
- eine neu definierte Ordnerstruktur für die benötigten Netzlaufwerke der Verwaltungsabteilungen und Mittlerem Kader
- eine aufgebaute Dokumenten-Bibliothek in SharePoint für Unterlagen welche von der gesamten Firma genutzt werden und für Dokumente welche nur für den Aussendienst von extern erreichbar sein müssen
- ein Archiv-Aufbau für Dokumente welche aufbewahrt werden sollen
Umsetzung - Netzlaufwerke
Die Netzlaufwerke wurden nach der 3/7 Methode aufgebaut. Dies bedeutet es sind maximal drei Ordnerebenen und auf jeder Ebene jeweils maximal sieben Ordner.
Auf den ersten Blick scheint es zu wenig Ordner für eine Ablage zu sein, jedoch sind es Total 343 Ordner (7*7*7)! Somit sollte sich mit einer logisch und gut benannten Struktur für jedes Dokument einen Ablageort ergeben. Der grosse Vorteil dieser Ablage-Methode ist, dass die Mitarbeitenden die Ordner mit einem Blick erfassen können und den logischen Ablageort des gesuchten Dokuments schnell finden können. Dies wird durch die fortlaufend, aufbauende Nummerierung der jeweiligen Ordner unterstützt. Folgendes Beispiel zur Veranschaulichung:
2_Organisation > 2.1_Vorlagen > 2.1.2_Ablagebeschriftung
Mit dieser Nummerierung wird ebenfalls schnell bemerkt, wenn ein Ordner ohne Nummerierung erstellt wird oder wenn ein Ordner verschoben wurde. Jedoch hat, bis auf Weiteres, nur die Geschäftsleitung und die IT-Abteilung Schreibrechte in der vorgegebenen Ordnerstruktur.
Nach der Einführungsphase werden wir prüfen ob die Teamleiter auf alle Ablageordner Schreibrechte erhalten und wenn nötig, anhand vordefinierten Richtlinien die Ordnerstruktur selbst bearbeiten können. Jedoch wird dies nur mit regelmässigen Kontrollen der Infrastruktur-Verantwortlichen möglich sein, ansonsten könnte schnell wieder "Wildwuchs" entstehen.
Umsetzung - SharePoint
Die SharePoint Dokumenten-Bibliothek wird einerseits für die Aussendienstmitarbeitenden verwendet, welche meist von extern Zugriff auf Unterlagen benötigen. Sie können durch diese Lösung lokal arbeiten und müssen sich nicht mehr im System (Remotedesktopverbindung) anmelden, was Zeit und Hardware-Ressourcen spart.
Andererseits wird die SharePoint Dokumenten-Bibliothek für Unterlagen eingesetzt, welche durch alle Mitarbeitenden benutzt werden. Teile davon werden per SharePoint-Link auf das Netzlaufwerk verlinkt, damit die Verwaltung ebenfalls zentral mit einem System arbeiten kann. Für den Aufbau der Bibliothek-Struktur wurde ebenfalls die oben genannte Nummerierung und die 3/7 Methode angewendet.
Umsetzung - Archiv
Nebst den aktiv gelebten Dokumenten gibt es jeweils auch Unterlagen welche nicht mehr aktiv genutzt werden, jedoch zu einem späteren Zeitpunkt hilfreich sein könnten. Für diese Dokumente wurde ein Archivlaufwerk (Synology NAS) aufgebaut, mit der selben Struktur wie auf den Laufwerken bzw. SharePoint, sodass man sich auch darin zurecht findet.
Das Archiv ist jedoch nur für die Geschäftsleitung, das mittlere Kader, sowie für die IT-Abteilung zugänglich, dies zum Schutz vor unnötig archivierten Daten.
Richtlinien
Mit den definierten Richtlinien wurde der Prototyp abgeschlossen. Sie definieren wie ein Dokument benannt werden muss bzw. wie das Verhalten beim Erstellen von neuen Ordnern sein muss.
Kurzfassung der Richtlinien wie ein Dokument benannt werden soll:
- Mindestens das Jahr, besser ein Datum (2021-11-03_)
- Die Art des Dokuments (A_ für Auswertungen / Statistiken etc.)
- Wenn nötig eine Version (V1_)
- Ein prägnantes Stichwort (Rechnungsversand)
So ergibt sich beispielweise der folgende Dokumentenname für die Auswertung des Rechnungsversand am 03. November 2021:
2021-11-03_A_V1_Rechnungsversand
Werden diese Richtlinien eingehalten, kann der Inhalt, der Nutzen und die Aktualität dieses Dokuments bereits anhand des Titels erkannt werden.
Abschluss
Es ist wichtig das Projekt strikt durchzuziehen und alle Geschäftsleitungsmitglieder in der Umsetzung dabei zu haben. Deswegen ist es im Weiteren Vorgehen vor allem wichtig einen ausgiebigen Workshop mit allen Mitarbeitenden mit Führungsfunktion durchzuführen. Eine Ablagereorganisation in diesem Ausmass, ist ein Firmenkulturveränderndes Projekt. Die Datenablage war bis anhin jedem einzelnen Mitarbeiter selbst überlassen. Somit muss dieser Kulturwandel zuerst stattfinden, bevor das Projekt als erfolgreich Abgeschlossen gelten kann.
Erfahrungen
Die Anforderungsermittlung und die Mitarbeiterzufriedenheit standen in meiner Arbeit im Mittelpunkt. Denn nur mit zufriedenen Mitarbeitenden kann dieses Projekt leben.
Die Herausforderung bestand darin aus den Aussagen die klaren Anforderungen abzuleiten und jeweils eine geeignete Gewichtung zu finden. Interessant war es tiefer in die Entstehung und Handhabung dieser aktuell unübersichtlichen und nicht organisierten Datenstruktur hineinzusehen. Ebenso konnte ich meine Fähigkeiten in Bezug auf Anforderungsermittlung stark verbessern, was in einem Beruf als Wirtschaftsinformatikerin meist von grossem Vorteil ist.
