Endergebnis
Das Ergebnis der Prozessoptimierung ist eine einheitliche Lösung in SharePoint, welche Teilschritte durch Automatisation mit Power Automate eliminiert. In dieser Variante erfolgt die Erfassung der Job-Angebote neu auf einem Kanban-Board in SharePoint. Die Angebotsverwaltung wird, um die Automatisierung von Teilschritten zu gewährleisten, angepasst. Für die Erstellung des Reportings wurde Power BI ausgewählt.
Folgende Ziele wurden für die Prozessoptimierung erfüllt:
- Erstellung von automatisierten Benachrichtigungen, um das manuelle Nachschauen zu verringern
- Joberfassung auch für interne Ressourcen möglich
- Eliminierung von Teilprozessen
- Übergabe von Teilprozessen an andere Prozessbeteiligten, um den Aufwand für das personelle IT-Sourcing zu verringern
- Anpassungen in der Angebotsverwaltung
- Einsatz eines neuen Reporting-Tools
Bestandteile der Prozessoptimierung
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Grafik zum Aufbau der Prozessoptimierung
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Grafik zum Aufbau der Prozessoptimierung
Ausblick
Das Projekt ist gemäss der gewählten Projektmethodik des
4-Phasen-Modells gegliedert und durchgeführt worden. Die Abteilung „Digital Service personelles IT-Sourcing (pITS)“ soll nach der Ausarbeitung des Konzeptes entscheiden können, ob der Lösungsvorschlag umgesetzt wird.
Weg zum Ziel
Da ich noch keine Kenntnisse vom aktuellen Prozess hatte, fiel es mir zu Beginn schwer, mich in diesem wiederzufinden. Dank der guten Einarbeitung und der Unterstützung im Team konnte ich mich glücklicherweise rasch, mit dem Prozess vertraut machen und die Defizite erkennen und schriftlich notieren.
Besondere Herausforderungen
Eine grosse Herausforderung war, dass ich noch kaum Kenntnisse des aktuellen Prozesses hatte und mich zuerst einlesen musste und die Teilprozesse selbst ausführen, um Defizite zu erkennen.
Zudem hatte sich der Plan, den ich für die Erarbeitung des Pflichtenhefts konzipiert hatte, während der Voranalyse verändert. Schnell wurde mir klar, dass es neben Jira noch andere Möglichkeiten gibt den Prozess zu optimieren. Dank diesem Richtungswechsel konnte ich mir neue Kenntnisse in SharePoint, Power Automate und Power BI aneignen.
Lessons Learned
Ich würde mich noch früher in die Thematik einlesen. Dies damit man bereits noch vor dem Start weiss, welche Defizite im Prozess vorliegen und was funktionieren könnte bzw. was nicht.
Besonders weiterentwickelt habe ich mich in Bezug auf das Zeitmanagement. Da ich bereits Mitte April wusste, dass ich eine neue Stelle antreten werde, habe ich mir bereits nach der Informationsveranstaltung einen realistischen Zeitplan erarbeitet.
Kurzanleitung
In der vorliegenden Datei wird der Aufbau eines Kanban-Boards auf SharePoint sowie die Erstellung von Automatisierungen mittels Power Automate beschrieben:
Kurzanleitung_AufbauKanban_Automatisierung.pdf (PDF)
