Ausgangslage
Während übergreifende Geschäftsprozesse (Rechnungsstellung, Personalmanagement etc.) durch den Auftraggeber bereits durchgehend digitalisiert wurden, befindet sich die Digitalisierung der Arbeitsorganisation noch in einem frühen Stadium. Der Grundstein wurde mit der Einführung von Microsoft365 gelegt und diese Applikationssuite bildet auch den Ausgangspunkt für die vorgeschlagenen Lösungskonzepte.
Nach einer umfassenden Analyse der Ist-Situation wurden drei Wirkungsbereich identifiziert, welche zu einer Effizienzsteigerung und Risikominimierung beitragen:
• Dokumentenmanagement
• Kommunikation & Wissenstransfer
• Personaleinsatzplanung
Massnahmen für diese drei Wirkungsbereiche in Kombination mit einer gesteigerten Transparenz in der Kommunikation und Organisation sollen zu einer höheren Effizienz, geringeren Reibungsverlusten und einer Minimierung der Risikofaktoren führen.
Konzepterstellung
Im Rahmen der Konzepterstellung wurde das Microsoft365 Paket analysiert und passende Applikationen ausgewählt. Es wurden drei umfassende Lösungskonzepte erstellt und bewertet. Ziel war die Erstellung von umfassenden Konzepten, die auf die drei Hauptwirkungsbereiche einzahlen. Die drei Konzepte wurden mittels gewichteter Nutzwertanalyse bewertet und eine favorisierte Variante ermittelt. Anschliessend fand eine umfassende Risikobewertung und die Identifikation von Gegenmassnahmen statt.
Konzept "Practical"
Das favorisierte Lösungskonzept "Practical" umfasst Teams als zentralen Einstiegspunkt, OneNote als Ersatz für bestehende Papiernotizzettel, Planner (ergänzt um eine Excelbasierte Kapazitätsplanung) für die Personaleinsatzplanung mittels eines an Kanban angelehnten Boards und SharePoint für die Dokumentenablage. Dazu kommen die flankierenden Massnahmen "Digitale Unterschriften" für Sicherheitsnachweise und Regierapporte und die Beschaffung von Tablets, um auch mobil auf die neuen Tools zugreifen zu können.
Die folgende Darstellung zeigt die Bestandteile des Lösungskonzepts und die Wirkungsbereiche.
Blau dargestellt sind M365-Applikationen.
Besonderer Fokus bei diesem Lösungskonzept wurde auf die Usability sowie die Vernetzung der einzelnen Komponenten gelegt und sowie auf eine niedrige Einstiegsschwelle.
Zudem kann das Konzept einfach auf andere Filialen übertragen werden und bietet dadurch einen Skaleneffekt.
Reflexion & Weg zum Ziel
Rückblickend betrachtet war dieses Projekt für mich insofern herausfordernd - aber auch umso interessanter - als das ich mich in eine mir völlig fremde Branche eindenken durfte. Die Anforderungen der Filialleitung und des Teams standen dabei im Mittelpunkt, denn dieses Projekt wird in der Umsetzung ein Mitziehen des gesamten Teams erfordern.Bei der Erarbeitung der Lösungskonzepte zu berücksichtigen, dass das Kerngeschäft der Unternehmung nicht die Büroarbeit ist, legte den Fokus im Projektverlauf immer stärken auf die Usability und es war spannend, bekannte Software aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.
Das Vorgehen nach dem 4-Phasen-Modell half bei der Strukturierung der Projektaufgaben und der Einhaltung des knappen Zeitplans.
