In der Verwaltung des Kantons Aargau sind Informationen derzeit auf verschiedene Systeme und Plattformen verteilt. Dieses Silodenken erschwert den Wissensfluss und verlängert die Bearbeitungszeiten von Anfragen – sowohl für die Bürger als auch für die Mitarbeitenden. Die im Rahmen dieser Diplomarbeit entwickelte zentrale Wissensdatenbank soll diese Probleme lösen und das Wissensmanagement grundlegend verbessern.
Das Konzept sieht eine zentrale Plattform vor, die relevante Informationen an einem Ort bündelt und durch eine KI-gestützte Automatisierung für schnellen Zugriff sorgt. Ein interaktiver Chatbot steht rund um die Uhr zur Verfügung, um Bürgerfragen sofort zu beantworten oder bei komplexen Anliegen an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten. Durch die Reduzierung der Suchzeiten und eine gesteigerte Antwortgenauigkeit bringt die zentrale Wissensdatenbank einen bedeutenden Effizienzgewinn und erhöht gleichzeitig die Bürgerzufriedenheit.
Nutzen und Mehrwert für die Verwaltung im Kanton Aargau:
- Effizienzsteigerung: Das zentrale Wissenssystem könnte den Suchaufwand um bis zu 40 % reduzieren, da alle relevanten Informationen sofort verfügbar sind. Die Lösung entlastet Mitarbeitende und verbessert die Arbeitsabläufe erheblich.
Erhöhte Bürgerzufriedenheit: Bürger erhalten durch den KI-Chatbot unmittelbare, präzise Antworten, was eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltungserfahrung schafft. Ziel ist es, dass über 85 % der Bürger den Service als „hilfreich“ und „schnell“ bewerten.
- Nachhaltige Wissenssicherung: Die Plattform stellt sicher, dass das gesammelte Wissen durch fortlaufende Aktualisierungen erhalten bleibt. Auch bei Personalwechsel bleibt das Know-how erhalten, was die Kontinuität und Qualität der Verwaltungsarbeit langfristig sichert.
- Innovativer Verwaltungs-Assistent: Der Chatbot unterstützt als digitaler Assistent Mitarbeitende und Bürger bei einfachen Anfragen und sorgt für eine rund um die Uhr verfügbare Erreichbarkeit.
