Hauptziel
Das Hauptziel dieses Projekts war es, die Stadtverwaltung Bern mit einem flexibleren und effizienteren IT-System auszustatten. Die Migration auf SAP S/4HANA sollte dabei nicht nur die technischen Abläufe optimieren, sondern durch agile Methoden (Scrum und Kanban) auch die Projektsteuerung verbessern, um schneller auf Veränderungen reagieren zu können.Schlüssel Fragen
Zu diesem Hauptziel stellen sich natürlich ganz wichtige Fragen die in dieser Arbeit beantwortet worden sind.
1. Wie kann die Umstellung auf SAP S/4HANA die Effizienz der Stadtverwaltung nachhaltig steigern?
2. Wie lassen sich agile Methoden wie Scrum und Kanban in die vorhandene Struktur der Stadtverwaltung integrieren?
3. Welche Massnahmen helfen dabei, eine hohe Akzeptanz bei den Endnutzern zu gewährleisten?
4. Wie können technische Risiken und Herausforderungen während der Migration frühzeitig erkannt und behoben werden?
Weg zum Ziel
Um die Ziele zu erreichen, wurde das Projekt in vier Phasen unterteilt: Initialisierung, Planung, Realisierung und Abschluss. In jeder Phase fanden regelmässige Sprint-Planungen, Reviews und Stand-up-Meetings statt, die sicherstellten, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand informiert waren. Ein Kanban-Board ermöglichte die ständige Visualisierung des Arbeitsfortschritts und die gleichzeitige Bearbeitung von Aufgaben, wodurch das Team effizient und flexibel arbeiten konnte.
Die Lösung
Durch die parallele Nutzung von Scrum und Kanban konnte eine agile Struktur geschaffen werden, die die Migration auf SAP S/4HANA unterstützt. Scrum stellte durch klare Sprints und regelmäßige Überprüfungen sicher, dass die Ziele stets im Fokus blieben, während Kanban den kontinuierlichen Arbeitsfluss und die flexible Aufgabenanpassung ermöglichte. Das Endergebnis war ein erfolgreich migriertes System, das den neuen Anforderungen der Stadtverwaltung gerecht wird.
Besondere Herausforderungen
Zu den grössten Herausforderungen gehörten:
Technische Probleme bei der Migration, die durch enge Zusammenarbeit mit SAP-Beratern und umfangreiche Tests in jeder Projektphase gelöst wurden.
Skepsis gegenüber agilen Methoden bei einigen Stakeholdern, die durch gezielte Schulungen und eine schrittweise Einführung abgebaut wurde.
Ressourcenmanagement, um die Anforderungen des Projekts mit den täglichen Aufgaben der Stadtverwaltung zu koordinieren, was durch klare Priorisierungen und kleinere Arbeitspakete erreicht wurde.
Umsetzung
Die agile Projektstruktur ermöglichte eine strukturierte, aber dennoch flexible Umsetzung des Projekts. Durch regelmässige Sprint-Reviews und die Visualisierung des Fortschritts auf dem Kanban-Board wurden alle Aufgaben transparent abgearbeitet. Eng eingebundene Schulungen und eine hohe Beteiligung der Endnutzer stellten sicher, dass alle Beteiligten mit dem System vertraut waren und es effizient nutzen konnten.
Lessons learnt
Das Projekt zeigte, dass agile Methoden auch in einer hierarchischen Organisation wie der Stadtverwaltung erfolgreich integriert werden können, wenn sie gut geplant und in die bestehende Struktur eingebunden werden. Die enge Zusammenarbeit und das regelmäßige Feedback von Endnutzern und Stakeholdern erwiesen sich als entscheidend, um das System an die tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen. Künftig sollten agile Methoden frühzeitig eingeplant werden, um die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Projekten weiter zu steigern.
