Da die C. Vanoli AG Bauunternehmung bereits Microsoft 365 nutzt und entsprechende Lizenzen vorhanden sind, bot sich M365 als kosteneffiziente Option für die Implementierung der HR-Self-Service-Prozesse an. Zur Auswahl standen neben M365 auch die Software SAP SuccessFactors und Beekeeper.
Wichtigster Vorteil
Die Mitarbeitenden sind mit den Produkten von M365 vertraut, was die Einführung erleichterte und eine reibungslose Integration der Workflows förderte. Die Vertrautheit mit den Tools und die cloudbasierte Flexibilität haben die Einführung der Self-Service-Prozesse erheblich vereinfachte.
Verwendete Tools
Die Workflows wurden mit den Tools Power Automate und Microsoft Forms digitalisiert. Power Automate wurde verwendet, um die automatisierten Workflows zu erstellen und die Aufgaben sowie Benachrichtigungen an die zuständigen Instanzen zu verteilen. So werden nun beispielsweise Informationen zu Absenzmeldungen oder Adressänderungen automatisch verarbeitet und weitergeleitet. Für das UI haben wir uns für die benutzerfreundliche Variante mittels Microsoft Forms entscheiden.
Die digitalisierten Prozesse
Gemeinsam mit dem Leiter Human Resources haben wir die Prozesse mit einem hohen administrativen Aufwand analysiert und die einzelnen Prozessschritte aufgenommen. Den grössten administrativen Aufwand hat das Human Resources bei der Verarbeitung der nachfolgenden Prozesse:
- Eintritt
- Austritt
- Versand Lohnabrechnungen
- Meldungen Absenzen & Stammdatenmutationen
Um die Fehleranfälligkeit zu reduzieren und den gestiegenen Anforderungen an mehr Flexibilität gerecht zu werden, haben wir uns im Rahmen dieser Projektarbeit intensiv mit der Digitalisierung der oben genannten Prozesse beschäftigt.
Mitarbeiterzentriert und digital: HR-Vanoli im Wandel
Unsere Erkenntnisse
Das «Vanoli-Hive» Projekt hat uns sowohl fachlich als auch persönlich gefordert und uns gelehrt, dass es wichtig ist, flexibel und lösungsorientiert zu arbeiten. Die Erfahrungen, die wir besonders in den Bereichen technische Umsetzung, Kommunikation sowie Zeit- und Ressourcenmanagement gesammelt haben, werden uns auch in künftigen Projekten als wertvolle Leitlinien dienen. Diese Lernprozesse nehmen wir als wichtigen Erfahrungen für unsere weitere berufliche wie auch persönliche Entwicklung mit.
Autoren
Diese Diplomarbeit habe ich gemeinsam mit meiner Studienkollegin Jozefine Kolaj erarbeitet.
