Angesichts stetig steigender Anforderungen in vielen Berufsbereichen spielen immer mehr Menschen mit dem Gedanken, sich mit einer Aus- oder Weiterbildung fit für die berufliche Zukunft zu machen. Dabei gilt es, verschiedene Herausforderungen zu meistern. Eine davon mag auf den ersten Blick nicht so offensichtlich erscheinen, für viele stellt sie aber ein nicht zu unterschätzendes Problem dar: Gruppenarbeit. Gerade in der Erwachsenenbildung ist die Gruppenarbeit ein häufig eingesetztes Mittel, die Teilnehmer dazu zu bringen, Inhalte und Lösungen selbst zu erarbeiten. Zudem spiegelt die Gruppenarbeit häufig die Situation im Beruf wider, denn auch hier werden Lösungen in aller Regel nicht von Einzelpersonen erarbeitet, sondern von Gruppen.
Leider verkommen Arbeitsgruppen aber allzu oft zu Arenen, in denen einige Gruppenmitglieder um die Führungsrolle streiten, während sich andere bequem zurücklehnen und sich auf das Ergebnis und die Arbeit der Gruppe verlassen. So macht das Ganze natürlich keinen Spass und ist alles andere als zielführend. Mit unseren 7 Tipps zur Gruppenarbeit schaffen Sie es aber, selbst den wildesten Haufen zu einer Gruppe zusammenzuschweissen, die effektiv arbeiten kann.
1. Die Aufgabenstellung verstehen
Es mag banal klingen, aber die Erfahrung hat gezeigt, dass viele Konflikte bei der Gruppenarbeit durch unterschiedliche Auffassungen zur Aufgabenstellung beziehungsweise zum Ziel entstehen. Daher ist es sinnvoll, gleich zu Beginn mit den anderen Gruppenmitgliedern kurz abzuklären, ob alle bezüglich der Aufgabe und des Ziels einer Meinung sind. Sollte es Unklarheiten geben oder treten unterschiedliche Auffassungen zutage, sollten Sie sich am besten direkt noch einmal an den Dozenten wenden, um mit ihm die Aufgabenstellung durchzugehen.
2. Effiziente Aufgabenverteilung
Jedes Mitglied einer Gruppe hat so seine Stärken und Schwächen. Das sollten Sie sich bei der Gruppenarbeit zunutze machen und Aufgaben entsprechend der jeweiligen Stärken verteilen. Kennt sich zum Beispiel jemand sehr gut mit PowerPoint oder einer ähnlichen Software aus, wäre er ein guter Kandidat für die Gestaltung der Präsentation. Durch eine feste Aufgabenverteilung wird ausserdem verhindert, dass einige Gruppenmitglieder alle wichtigen Aufgaben an sich reissen oder sich weitgehend vor der Arbeit drücken.
Sollte sich für eine Aufgabe kein geeignetes Mitglied in der Gruppe finden, kann diese per Zufall verteilt werden – oder sie wird dem Teilnehmer mit der leichtesten oder unterhaltsamsten Aufgabe zugeteilt.
3. Einen Koordinator bestimmen
Das Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei!“ kommt nicht von ungefähr – sobald mehrere Menschen zusammenarbeiten, entstehen schnell Unruhe und Chaos. Um eine effektive Arbeit in der Gruppe zu ermöglichen, ist es daher sinnvoll, einen Koordinator zu bestimmen. Der hat die Aufgabe, Termine zu vereinbaren und die anderen an diese Termine zu erinnern. Zudem sollte er den bisherigen Arbeitsfortschritt im Blick haben, auf die Einhaltung der Vorgaben des Dozenten achten und bei Diskussionen und Gesprächen für einen geordneten Ablauf sorgen.
Ganz wichtig: Der Koordinator ist allerdings nicht der Chef der Gruppe und steht damit auch nicht über den anderen Gruppenmitgliedern. Er übernimmt zwar in bestimmten Situationen eine Führungsrolle, seine Meinung hat aber nicht mehr Gewicht als die der anderen.
4. Einen Arbeitsplan erstellen
Ein weiteres häufiges Problem bei der Gruppenarbeit sind die unterschiedlichen Arbeitsweisen der Gruppenmitglieder. Der eine beschäftigt sich vielleicht lieber jeden Tag ein oder zwei Stunden mit seinem Thema, während der andere möglicherweise eher alles an einem Tag abarbeiten möchte. Ein effizientes Arbeiten in der Gruppe ist aber nur möglich, wenn bestimmte Aufgaben zu bestimmten Terminen erledigt sind. Daher ist ein Arbeitsplan mit verschiedenen Zwischenzielen für die einzelnen Teilnehmer eine sinnvolle Lösung. Die einzelnen Arbeitsschritte kann dann jeder auf seine Weise erledigen, und der Arbeitsplan sorgt dafür, dass die Gruppe gemeinsam vorankommt und nicht von einem Nachzügler aufgehalten wird.
5. Tools für die Kommunikation und den Datenaustausch festlegen
Ob E-Mail, WhatsApp, Dropbox oder Google Drive, die Möglichkeiten zur Kommunikation und zum Datenaustausch sind heute so vielfältig wie nie zuvor. Wenn Sie koordiniert in der Gruppe arbeiten wollen, ist diese Masse an Tools allerdings eher hinderlich als hilfreich. Einigen Sie sich daher am besten direkt zu Anfang auf ein Tool für die Kommunikation und eines für den Datenaustausch. So ist sichergestellt, dass nicht irgendwo etwas verloren geht.
Zudem heisst das natürlich auch nicht, dass Sie nicht auch einmal ein anderes Tool verwenden können, um zum Beispiel ein anderen Gruppenmitglied zu kontaktieren. Sollten Sie dabei aber Absprachen treffen, fassen Sie diese noch einmal im „offiziellen“ Tool für alle anderen zusammen.
6. Regelmässige Treffen vereinbaren
Gruppenarbeit bedeutet zwar einerseits, dass jeder seinen eigenen Aufgabenbereich bekommt. Andererseits sind Absprachen in der Gruppe zwingend nötig, um die einzelnen „Bausteine“ zu einem grossen Ganzen zusammenzufügen. Gerade im Rahmen einer Weiterbildung, die neben dem Beruf absolviert wird, kann es jedoch schwierig sein, auf die Schnelle einen gemeinsamen Termin zu finden.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, schon beim ersten Treffen einen regelmässigen Termin für weitere Treffen zu vereinbaren. Wenn Sie von Anfang an wissen, dass die Treffen alle zwei Wochen am Donnerstag stattfinden, wird es Ihnen leichter fallen, diesen Termin freizuhalten, als wenn Sie erst zwei Tage vorher davon erfahren. Ein absoluter Garant für die Anwesenheit aller Gruppenmitglieder sind solche Vereinbarungen zwar nicht, aber sie helfen dabei, die Termine einzuhalten.
7. Umgang mit Problemen
Trotz aller Vorbereitung kann es bei der Gruppenarbeit immer wieder zu Problemen und Auseinandersetzungen kommen. Vielleicht gibt es ein Thema, das besonders hitzig diskutiert wird, oder es gab ein Missverständnis bei der Aufgabenverteilung. Ganz gleich, welche Schwierigkeiten in der Gruppe auch auftreten, eines ist dabei sehr wichtig: Sie sollten stets versuchen, ruhig und sachlich zu bleiben. Lautstarkes Auftreten und unsachliche Kommentare sorgen letztlich nur für böses Blut, und das schadet der Gruppe im Ganzen und damit auch Ihnen selbst.
Lassen Sie die anderen ausreden, hören Sie ihnen aufmerksam zu und legen Sie dann in sachlicher Weise Ihre Sicht der Dinge dar. Falls Sie merken, dass ein Gespräch droht, ausser Kontrolle zu geraten, schlagen Sie eine kurze Pause vor, damit sich die Gemüter wieder etwas beruhigen können. Sollte das nicht helfen, zögern Sie auch nicht, den Dozenten als Moderator einzuschalten.
Fazit
Gruppenarbeit im Rahmen einer Aus- oder Weiterbildung ist eine gute Vorbereitung auf die Arbeit im Beruf, denn auch dort sind selten „einsame Wölfe“ gefragt, die still vor sich hinarbeiten. Mit unseren Tipps zur Gruppenarbeit lassen sich die meisten Probleme vermeiden, die bei der Arbeit in der Gruppe häufig auftreten. Zudem lernen Sie so gleich, wie die Koordination mit Kollegen im Beruf funktionieren kann. Also, worauf warten Sie noch? Nehmen Sie Ihre berufliche Zukunft in die Hand.
