Kennst Du es auch? Dutzende Aufgaben stapeln sich auf dem Schreibtisch – von ganzen Projekten bis zu kleinen Pendenzen. Dann ist da noch der Abgabetermin für die Gruppenarbeit. Die Aufgaben haben eine Gemeinsamkeit: Alle müssen bearbeitet werden. Und zwar möglichst das Dringende zuerst und ohne Wichtiges zu vergessen.
Zeitmanagement-Methoden schaffen Abhilfe
Mit Zeitmanagement-Methoden gehst Du das Chaos systematisch an und arbeitest die Pendenzen ohne Stress und Druck ab. So erhälst Du plötzlich Luft im Alltag und mehr Zeit, um für die nächste Prüfung zu lernen.
Eisenhower-Matrix: Prioritäten richtig setzen
Mit der Eisenhower-Matrix erhälst Du schnell und einfach einen Überblick über Deine To Do’s. Das macht die Matrix zu einer der bekanntesten und beliebtesten Zeitmangement-Methoden. Und so funktioniert’s: Erstelle eine Matrix mit vier Feldern. Beschrifte die Achsen so, dass nach oben die Dringlichkeit zunimmt und nach rechts die Wichtigkeit steigt. Damit ergeben sich folgende Felder:
• «dringend und wichtig»
• «dringend, aber nicht wichtig»
• «nicht dringend, aber wichtig»
• «weder wichtig noch dringend»
Fülle nun Deine Pendenzen in die Felder ein. Schnell ist klar, welches die dringenden und wichtigen Aufgaben sind, mit denen Du jetzt startest. Frage Dich bei den dringenden, aber wenig wichtigen Aufgaben, ob Du diese delegieren kannst. Terminiere die nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben, damit Du diese später selbst umsetzen kannst. Bei letzterem Feld solltest Du dir überlegen, ob die Aufgabe überhaupt erledigt werden muss.
Kernaussage: Mit der Eisenhower-Matrix kannst Du schnell Pendenzen nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen und weisst so schnell, welche Aufgaben delegiert, terminiert, weggelassen oder einfach jetzt sofort bearbeitet werden müssen.
Pomodoro-Technik: Mit Zeit-Blockern und fixen Pausen arbeiten
Häufige Pausen erhöhen die Produktivität! Auf dieser Grundidee der geistigen Beweglichkeit beruht die Pomodoro-Technik. Es ist simpel: Setze Dir 30-Minuten-Einheiten. Davon arbeitest Du 25 Minuten konzentriert und machst dann 5 Minuten Pause. Die Einheiten kannst Du gerne auch verlängern und an die persönlichen Bedürfnisse anpassen. Finde für Dich heraus, mit welchen Zeiteinheiten diese Zeitmanagement-Methode für Dich am besten funktioniert. Für die Zeitmessung kann man zur klassischen Eieruhr greifen, den Timer auf der Smartwatch starten oder sich an einer der vielen Apps orientieren, mit denen sich die Pomodoro-Technik einfach umsetzen lässt.
Kernaussage: Nach dem man sich an das Schema gewöhnt hat, können kleine Zeiteinheiten mit vielen Pausen viel bewirken und die Produktivität steigern.
Kanban-Methode: Stand der Aufgaben visualisieren
Die Kanban-Methode ist zur Optimierung des Herstellungsprozesses für Toyota in Japan entwickelt worden. Diese Zeitmanagement-Methode lässt sich aber auch für den eigenen Aufgabenbereich adaptieren. Häufig wird ein Whiteboard, eine Pinnwand oder eine digitale Anwendung zur Visualisierung verwendet. Es funktioniert so, dass drei Spalten erstellt werden, welche mit «zu erledigen», «in Arbeit» und «erledigt» beschriftet werden. Nun füllt man alle Pendenzen in die Spalte «zu erledigen» ab. Dafür werden gerne Post-it’s verwendet. Im nächsten Schritt wird definiert, wie viele Aufgaben maximal «in Arbeit» sein dürfen. Damit erhöhst Du den Druck, die Aufgabe auch wirklich jetzt zu erledigen! Sobald die Aufgabe erledigt ist, wird sie in «erledigt» verschoben.
Kernaussage: Dank der guten Visualisierung ist die Kanban-Methode wertvoll, um Prozesse übersichtlicher zu gestalten und zu beschleunigen.
Tools helfen beim Zeitmanagement
In unserem hektischen Alltag ist es schwierig, alle Pendenzen im Kopf zu behalten. Da kommen kleine Helferlein zum Einsatz. Entscheide Dich für das Tool, das für Dich persönlich am besten passt. Es empfiehlt sich, alle Pendenzen an einem Ort zu verwalten und nicht verschiedene Tools und Listen zu verwenden. Denn dann bestünde wieder die Gefahr, den Überblick zu verlieren und sich zu verzetteln.
Stift und Papier bewährt sich bis heute
Im digitalen Zeitalter etwas verpönt, aber vielleicht ist es für Dich genau das Richtige: Ein Notizbuch mit allen Pendenzen, die Du nach Deiner gewählten Zeitmanagement-Methode visualisierst. Schreiben mit der Hand ist hilfreich, um sich Geschriebenes besser einzuprägen. Nutze diesen positiven Effekt. Vielleicht gibt Dir der Einsatz von Farbstiften zusätzliche Motivation, um die Pendenzen zu erledigen. Und vielleicht benötigst Du den Kick, den das manuelle Abhaken von erledigten Pendenzen gibt.
Microsoft Tools wie Outlook, Aufgabenverwaltung oder OneNote neu entdecken
Viele nutzen Microsoft Office bereits im Arbeitsalltag. Die Programme haben viele Möglichkeiten, um Aufgaben zu erstellen, Termine zu planen und Prioritäten zu setzen. Nutze diese für Dein Zeitmanagement. Aufgaben lassen sich in Outlook auch mit Terminen verknüpfen und mit anderen Personen teilen. Überlege Dir, wie Du die Microsoft-Anwendungen optimaler einsetzen könntest.
Online-Anwendungen und Apps nutzen
Es gibt inzwischen eine Vielzahl an tollen Zeitmanagement-Tools und -Apps. Für die Kanban-Methode sind beispielsweise Trello und Monday sehr beliebt. Beide haben eine Gratisversion für Einzelpersonen. Teste verschiedene Anwendungen und finde die passende für Dich. Oft hilft ein Direktvergleich. Lade verschiedene Apps herunter und nutze sie ein paar Tage parallel. Damit erkennst Du die Unterschiede sofort. Wichtig ist, dass Dir die Anwendung Spass bereitet. Nur so nutzt Du sie gerne und häufig.
Zeitdiebe identifizieren
Mache Dir Gedanken über die Zeitdiebe. Denn eine Zeitmanagement-Methode ist erst dann wirksam, wenn man genügend Zeit hat, um sie anzuwenden. Schaffe Dir deshalb zuerst mehr Freiräume und vermeide Ablenkung. Erst wenn man sich der Zeitdiebe bewusst ist, kann man sie reduzieren oder optimalerweise ganz eliminieren. Häufige Zeitdiebe sind:
• Ständig Mails checken
• Push-Nachrichten und akkustische Töne
• Smartphone immer in Griffnähe
• Meetings ohne klare Agenda
• Klatsch und Tratsch
• Dauerndes Suchen wegen überquellendem Schreibtisch
Oft helfen schon kleine Anpassungen. Also Benachrichtigungen ausschalten, das E-Mail Programm nicht stetig auf dem zweiten Bildschirm geöffnet haben und das Handy mit aktiviertem Flugmodus in die Tasche verstauen. Beobachte Dein Verhalten im Alltag und finde Deine Zeitdiebe.
Fazit: Gutes Zeitmanagement schafft Platz für neues Wissen
Finde die für Dich beste Methode und passe sie auf Deine Bedürfnisse an. Wahrscheinlich zeichnest Du nicht jedes Mal eine Eisenhower-Matrix um Pendenzen zu priorisieren, aber vielleicht machst Du Dir Gedanken über die Dringlichkeit und Wichtigkeit und verarbeitest die Aufgabe entsprechend. Statt strikt nach der Pomodoro-Technik die Zeit zu timen, erlaube Dir mehr Pausen und betrachte diese als wichtiges Element, um produktiver arbeiten zu können. Die Aufgaben in einem Heft oder Tool zu visualisieren hilft, um wichtige und dringende Arbeiten zu erkennen und Abgabetermine ohne Stress einzuhalten. Mit einem guten Zeitmanagement kannst Du ganz ohne Stress die Weiterbildung durchlaufen und hast den Kopf frei, um dem neuen Wissen den nötigen Raum zu geben. Starte jetzt mit einem besseren Zeitmanagement.
